Le contrôle de facturation permet de comparer les factures envoyées par les fournisseurs aux provisions de matière et frais annexes générés à la suite des réceptions de marchandises et de la validation des retours fournisseurs.
L’utilisateur doit d’abord définir l’entête de facture (informations générales) puis rattacher les provisions et frais annexes correspondant à la facture envoyée par le fournisseur.
Une facture peut avoir trois statuts successifs :
-
facture « Enregistrement » : seule l’entête de facture a été saisie. Le rapprochement de facture doit être fait.
-
Facture « non confirmées » : le rapprochement de facture a été fait. La facture ne peut pas être modifiée ; seule la suppression est possible à ce stade.
-
Facture « confirmée » : la facture est figée. Elle a pu être transférée vers une comptabilité externe à DIAPASON durant la phase de confirmation.
Le contrôle de facture peut être fait :
-
soit, en créant l’entête de facture par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT » ; dans ce cas on obtient une facture pré-enregistrée pour laquelle, on vient, par l’application interactive, sélectionner les provisions sur lesquelles porte la facture et faire le rapprochement entre les montants de la facture et ceux des provisions
-
soit, totalement par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT », en créant d’abord l’entête de facture puis en faisant la sélection et le rapprochement. (voir *FRA-ANN : Maintenance de Frais Annexes ( ENR-ACT-ENT ))
-
soit, partiellement en créant l’entête de facture par l’application interactive ou par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT » et en pré-enregistrant le rapprochement de facture, c’est-à-dire, sélectionner les provisions rattachées à la facture mais ne pas faire les corrections de prix.