Définir les caractéristiques des entités en GED

Pour chaque entités standards de DIAPASON on va pouvoir déterminer ici :

si la GED est activée ou non
quelles sont les catégories de GED visibles pour cette entité
à quoi ressemble l’organisation des documents en GED ( l’arborescence) pour cette entité

Le rattachement de documents n’est pas réservé seulement aux entités standards de DIAPASON. Il est possible de créer de nouvelles entités spécifiques.

C’est par ici :

Onglet « Définition »

Entité: Référence unique de l’entité. Obligatoire.
Désignation: Désignation de l’entité. Non obligatoire.
Standard : Indique si l’entité est une entité standard de DIAPASON. Affiché et non saisi.
Gestion Document: Indique si l’on souhaite activer la gestion des documents sur cette entité. Saisi seulement dans le cas des entités standard de DIAPASON. Le fait de cocher cette zone rendra l’action « Documents GED » disponible sur la GFD de l’entité concernée.

Catégories: Sélection parmi les catégories définies, de celles autorisées pour cette entité. Non obligatoire. Pas de sélection autorise toutes les catégories. Voir Définir les catégories des documents en GED.
Détail Catégories: Affichage du détail des catégories sélectionnées dans la zone précédente.
Arborescence: Sélection parmi les arborescences définies, de la représentation des documents liés à l’entité. Non obligatoire. Si la zone n’est pas renseignée, l’arborescence défaut DIAPASON sera utilisée.

Pour les entités spécifiques, ce champ n’est pas accessible puisqu’il n’existe pas d’application standard représentant cette entité.

Voir Paramétrer l'affichage des documents en GED.

Onglet « Qui, Quand ? »

Date Création: Date de création de l’entité. Non saisie, elle est initialisée lors de la création de l’entité.
Heure Création: Heure de création de l’entité. Non saisie, elle est initialisée lors de la création de l’entité.
Util. Création: Utilisateur ayant créé l’entité. Non saisi, il est initialisé lors de la création de l’entité.
Date Modification: Date de dernière modification de l’entité. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification de l’entité.
Heure Modification: Heure de dernière modification de l’entité. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification de l’entité.
Util. Modification: Utilisateur ayant fait la dernière modification de l’entité. Non saisi, il est initialisé lors de la modification de l’entité.