Principe du calcul de l' encours du client

Comment le client d’encours est-il défini ?

Pour l’encours de commande :

➡️ Dans la plupart des cas, le client utilisé comme client d’encours est le client de la commande (renseigné dans les champs [CliGenRef]/[CliResRef]).

MAIS s’il y a un client de facturation rattaché à la commande ( entré dans les champs [CdeCliFacRes_IS] et [CdeCliFacRef_IS], il sera utilisé comme client d’encours.

Et dans tous les cas, si un client d’encours ( [CdeCliEncRes_IS] et [CdeCLiEncRef_IS] ) est rentré sur la commande, il est utilisé en priorité par rapport au client de facturation et au client de la commande.

Pour l’encours facturé non réglé :

➡️ Dans la plupart des cas, le client utilisé comme client d’encours est le client facturé ( renseigné dans les champs [CliResRef] et [CliGenRef]).

MAIS si un client d’encours est renseigné il sera pris en priorité ! ( entré dans les champs [CdeFacCliEncRes_IS] et [CdeFacCliEncRef_IS]).

Quand a lieu le calcul d’encours ?

Le calcul de l’encours client est automatique lors de la vie des commandes, il est mis à jour :

• Lors de la création / modification / solde d’une ligne de commande commerciale ou devis

• Lors de la validation des expéditions

• Lors de la confirmation des factures clients ( si le paramètre FAC-GES-REG est non coché )

• Lors de la mise à jour du règlement total d’une facture ou du règlement partiel d’une facture ( à partir de la 05.13 ) : le montant réglé est sorti du montant d’encours facturé non réglé ( si le paramètre FAC-GES-REG est coché )

Qu’est ce qui est mis à jour sur la fiche client ?

Comment lancer le calcul d’encours autrement ?

• Il est possible de le lancer depuis le client ou en utilisant la fonction ENR-ACT-ENT :

• On peut également le relancer manuellement depuis la fiche client ( recalcul encours ) :

Qu’est ce qui est pris en compte dans le calcul de l’encours ?

• un devis est pris en compte s'il n'est pas soldé, s'il n'a pas été transformé en commande, s'il intervient dans le calcul du CA et s'il n'est pas rattaché à une affaire ou si son type est paramétré sur l'affaire rattachée comme étant le type intervenant dans le CA:

  • EC Devis = somme des ( EC Devis + Montant TTC ) pour tous les devis du client pour lesquels il est client d’encours

• une commande est prise en compte si elle n'est pas soldée et si elle intervient dans le CA ( c’est à dire si le flag “Interv.CA” CdeDevCASta sur la commande est à OUI ) :

  • EC en commandes non facturées =  somme des ( Montant TTC - Montant Facturé des commandes - Montant d’acomptes TTC disponible ) pour toutes les commandes du client pour lesquelles il est utilisé comme client d’encours

  • EC Expédié ( dans l’encours commande) = somme des ( Montant expédié - Montant Facturé  - Montant d'acomptes TTC disponible ) pour toutes les commandes expédiées du client pour lesquelles il est utilisé comme client d’encours

On retrouve les différentes valeurs d’encours sur la fiche client :

Quand est-ce que les factures sont considérées comme réglées et ne sont plus prises en compte dans le calcul d’encours ?

Les factures sont considérées traitées comptablement ( et réglées entièrement) quand le statut “Traité Compta” CdeFacRegSta est à oui sur la facture. Quand est-ce que ce statut passe à oui ?

• Si le paramètre général “FAC-GES-REG” est à non : le statut “Traité Compta” CdeFacRegSta passe à Oui dès que la facture est confirmée

• Si le paramètre général “FAC-GES-REG” est à oui: le statut “Traité Compta” CdeFacRegSta” doit être géré manuellement par ENR-ACT-ENT

• Les factures sont aussi considérées comme totalement réglées si un avoir total a été réalisé dessus ! A ce moment-là le montant de la facture et celui de l’avoir s’annulent.

Pour aller plus loin…

Pour avoir plus de détails sur l’encours, et mieux comprendre ce qui rentre en compte dans le calcul ( quelles commandes, factures, acomptes, avoirs…), il est possible de mettre en place le paramétrage standard Suivi de l'encours client .