Gérer les documents GED

On retrouve ici la totalité des documents gérés en GED.

Définition des documents GED

Onglet « Définition »

• Catégorie: Catégorie liée au document, qui détermine les règles de gestion du document. Choix parmi les catégories référencées.

• Clé Version: Non saisie. La règle de génération de la clé de versioning est définie sur la catégorie liée au document.

• Fichier Windows: on sélectionne ici le fichier à référencer

• Fichier Origine: Nom complet du fichier à référencer.

• Nom: Nom du fichier à référencer, non saisi, déduit du nom complet.

• Icône: Icône représentant le document. Non obligatoire.

• Description: Description libre du fichier.

• Version: Affichage du numéro de version du fichier. La gestion des versions est liée à la catégorie du document.

• Documents groupés: Sélection de documents liés au document en cours. Affichage du nombre de documents sélectionnés. Accès à la liste des documents sélectionnés.

Plus d'infos...

Actions possibles sur cette liste :

• Ajouter Après: Sélection d’un ou plusieurs documents dans la liste des documents existants.

• Dissocier: Suppression d’un document lié.

• Monter/Descendre: Changer l’ordre des documents sélectionnés.

• Visualisation Document

• Extraire Document

• Type serveur: Affiché. Information issue de la catégorie liée au document

• Serveur de stockage : Affiché. Information issue de la catégorie liée au document

• Clés: Bouton donnant accès à la saisie des clés tri et/ou fonctionnelles paramétrées sur la catégorie liée au document

Les informations des clés de tris sont paramétrées via les catégories GED. Ainsi, on peut définir une valeur défaut, des contrôles de valeurs par requête RCT etc. afin d’aiguiller l’utilisateur dans la saisie des clés tris. Ces données permettent de rechercher des documents en fonction de critères.

Elles sont utilisées par la fonction DIALOG : GED-REC-DOC.

Dans le cas où aucun paramétrage n’a été fait sur la catégorie, les informations suivantes apparaissent dans le volet Tri/Recherche.

Si on souhaite modifier ces valeurs. Il faut cliquer sur le bouton « Param. Clés » qui lancera une fiche de définition de critères non personnalisée :

Onglet « Qui, Quand ? »

• Date Création: Date de création du document. Non saisie, elle est initialisée lors de la création du document.

• Heure Création: Heure de création du document. Non saisie, elle est initialisée lors de la création du document.

• Util. Création: Utilisateur ayant créé le document. Non saisi, il est initialisé lors de la création du document.

• Date Modification: Date de dernière modification du document. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification du document.

• Heure Modification: Heure de dernière modification du document. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification du document.

• Util. Modification: Utilisateur ayant fait la dernière modification du document. Non saisi, il est initialisé lors de la modification du document.

Quelles actions sont disponibles sur les documents GED ?

• L’action “Versions Document” permet d’accéder aux différentes versions du document pour les documents gérant le versioning.

En savoir plus...

Colonnes de la liste :

• Ver.: Numéro de version du document.

• G ? Indique si le document est un groupe de documents.

• B ?: Indique si le document est un brouillon.

• A ? Indique si le document est archivé.

• Clé fonctionnelle: Clé fonctionnelle du document.

• Clé Tri 1: Clé de tri du document.

• Clé Tri 2: Clé de tri du document.

• Clé Tri 3: Clé de tri du document.

• Clé Tri 4: Clé de tri du document.

• Clé Tri 5: Clé de tri du document.

• Date: Date de création du document

• Heure: Heure de création du document

• Utilisateur: Utilisateur de création du document.

Actions possibles sur cette liste :

• Visualisation Document : édite le document en fonction avec l’application correspondant à son extension. Par exemple il lancera Word pour les formats « doc, docx, … » ou Acrobat Reader pour les « pdf ».

• Extraire Document :

Sélection du répertoire d’extraction du document. Le document sera extrait dans le répertoire sélectionné et portera le même nom que le document origine.

Une fonction DIALOG permet aussi l’extraction de document : GED-EXT-DOC.

• L’action “Gestion Entités Liées” permet de visualiser les entités liées à un document

• L’action “Suppression entités Liées” permet la suppression de tous les liens Documents/Entité pour les documents sélectionnés.

• L’action “Visualisation Document”, comme son nom l’indique, permet de visualiser le document

• L’action “Extraire Document”, idem, permet d’extraire le document 😉