Exemple 1 : suivre l’encours d’une commande
On crée un nouveau client. Pour l’instant, l’encours, visible sur la fiche client, est vide :
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On crée une commande de 1200 euros pour ce client
L’encours visible sur la fiche client est donc logiquement de 1200 euros :
Dans le détail de l’encours, on retrouve effectivement la commande de 1200 euros :
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On facture la commande
L’encours visible sur la fiche client est toujours de 1200 euros, mais cette fois il est passé en Encours Facturé non Réglé !
Dans le détail de l’encours, on retrouve bien :
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notre commande de 1200 euros, qui est entièrement facturée et qui ne compte donc plus dans l’encours
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la facture de 1200 euros associée
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On règle la facture
Une fois la facture réglée, il n’y a plus rien dans l’encours !
Le détail de l’encours est donc bien vide :
Exemple 2 : suivre l’encours d’une commande avec un acompte
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On crée un commande de 1200 euros pour ce client.
L’encours pour le client est donc logiquement de 1200 euros :
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On crée un acompte de 400 euros au titre de notre commande :
Dans le détail de l’encours, on a donc :
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la commande d’un montant initial de 1200 euros dont on a déduit 400 euros : il reste donc 800 euros dans l’encours
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l’acompte de 400 euros
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Le client règle l’acompte :
Le client règle la facture d’acompte de 400 euros. Dans le détail de l’encours on a donc plus la facture d’acompte, mais on peut toujours visualiser le montant d’acompte déduit de la commande :
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Ensuite, on facture la commande
L’encours total ne change pas ! Il passe juste en “Encours Facturé Non Réglé” :
Dans le détail de l’encours, on peut donc voir la facture de 800 euros qui a été crée pour notre commande ! Sur la commande, la totalité du montant a donc été facturée.
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On règle la facture de manière partielle
On va ensuite régler la facture partiellement : on règle seulement 500 euros. Dans le détail de l’encours on a donc :
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notre commande dont tout le montant est facturé, rien n’a changé de ce côté
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sur notre facture, on voit que 500 euros ont été facturés sur le montant total
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Le client finit de régler la facture :
On a donc plus rien dans l’encours ! 🙂
Exemple 3 : suivre l’encours d’une commande avec un acompte client
On crée un acompte client de 2000 euros. Cet acompte est rattache au client mais il n’est pas rattaché à une facture.
➡️ l’acompte client a un montant de 2400 euros avec les taxes
Sur le client, on a donc simplement un encours nul :
Et dans le détail de l’encours, on voit qu’on a effectivement un encours négatif en commande et positif en facture pour notre acompte : l’encours est donc nul.
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Le client règle la facture d’acompte
Le client va ensuite régler la facture d’acompte : cet acompte est réglé mais il n’est pas utilisé sur une commande ! L’encours est donc négatif : on doit de l’argent au client.
Dans le détail de l’encours on a :
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On crée une commande de 1200 euros pour ce client
On vient ensuite créer une commande de 1200 euros : on augmente donc l’encours de 1200 ! Il passe donc de -2400euros à -1200 euros.
On peut voir la nouvelle facture dans le détail de l’encours :
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On va venir forcer la consommation d'une partie de l’acompte au titre de cette facture :
Pour ça on crée une ligne d’acompte au titre de la facture. On va déduire 1200 euros de l’acompte ( 1000euros et 20% de TVA =1200 euros) :
La facture était d’un montant de 1200 euros : en déduisant 1200 euros d’acompte, son montant est donc de zéro :
On valide la facture !
Dans le détail de l’encours, on a donc :
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1200 euros ont été utilisé sur l’acompte, il n’en reste donc que 1200 euros
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l’acompte est consommé à hauteur de 1200euros, et il ne reste plus rien sur la commande
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La facture est de zéro et n’apparait plus !
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On confirme les écritures comptables :
La commande disparaît, et il reste donc plus que l’acompte qui n’a pas été consommé !
Exemple 4 : suivre l’encours quand on crée un avoir
On a une facture confirmée de 1200 euros pour notre client.
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On crée un avoir de 400 euros rattaché à cette facture :
Avec les taxes, on a donc un avoir de 480 euros pour ce client
Sur la fiche client, on a donc logiquement un encours de -480 euros !
Et sur le détail de l’encours, on voit donc uniquement une facture négative de 480 euros : c’est bien notre avoir !
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On crée une commande 1200 euros pour ce client, qu’on facture entièrement
L’encours facturé non réglé est donc désormais de 1200-480=720 euros !
On peut voir ça dans le détail de l’encours :
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on a bien une commande de 1200 euros entièrement facturée
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la facture de 1200 euros correspondante
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l’avoir de -480 euros
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On règle entièrement la facture et l’avoir :
Ils ne sont donc plus visibles dans l’encours !
Exemple 5 : suivre l’encours sur un flux complet de commande avec acompte, acompte client, facture et avoir
Nous allons suivre un exemple pour voir comment l’encours est recalculé au fur-à-mesure.
Ici, on crée un nouveau client, pour lequel il n’y a aucune commande ou facture : pour l’instant, il n’a aucun encours !
On crée une commande pour le client
On crée une commande d’un montant de 540 euros TTC :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a simplement la commande de 540 euros qui apparaît, et que l’encours est donc actuellement de euros :
On crée une facture d’acompte
On crée et on valide une facture d’acompte de 200 euros :
Quand on regarde l’onglet Encours sur la fiche client :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a désormais :
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une facture de 200 euros, mais pour laquelle rien n’a été réglé, qui apparaît dans l’encours facturé non réglé,
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cet acompte vient donc se soustraire au montant de la commande !
Le client règle entièrement la facture d’acompte
Le client va ensuite régler entièrement la facture d’acompte de 200 euros.
Quand on regarde l’onglet Encours sur la fiche Client :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a désormais :
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la commande d’un montant initial de euros, pour laquelle un acompte de 200 euros a été versé
L’encours total n’est donc plus que de 340 euros, comme le client en a déjà réglé 200 !
On facture une partie de la commande
On expédie et on facture ensuite seulement une partie de la commande, à hauteur de 244 euros. Voici à quoi ressemble la facture :
Pour l’instant, on n’a pas validé la facture. Voici donc ce qui change dans l’onglet Encours de la facture Client :
On a simplement le montant de la commande expédié mais pour lequel la facture n’a pas été validée qui se met dans le “expédié”.
➡️ On valide ensuite la facture. Voici ce qui change dans l’onglet Encours de la facture client :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a désormais :
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la commande, qui était initialement de 540 euros. Mais parmi ces 540 euros, le client a déjà réglé un acompte de 200 euros, et il doit régler une facture de 244 euros. Il reste donc bien 540-200-244=96 euros dans l’encours commande
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la facture non réglée de 244 euros
On a donc 96+244 = 340 euros d’encours.
Le client règle la facture
Le client va ensuite régler sa facture de 244 euros. Voici donc ce qui change dans l’onglet Encours de la facture Client :
On constate désormais que l’encours facturé non réglé a disparu, étant donné que la facture a été réglée ! L’encours n’est donc plus que de 96 euros.
On crée une facture d’acompte au titre du client
On crée et on valide ensuite une facture d’acompte manuelle de 120 euros au titre du client :
Voici ce qui change dans l’onglet Encours de la facture client :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a désormais :
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Un acompte au titre du client de 120 euros: il impacte donc négativement l’encours de commande
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La commande d’un montant initial de 540 euros, auquel on a donc soustrait un acompte de 200 euros, et un montant réglé de 244 euros
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La facture d’acompte de 120 euros
Le montant d’encours est donc de 120-24=96 euros.
Le client règle la facture d’acompte
Le client va ensuite régler la facture d’acompte créée à l'étape précédente.
Voici ce qui change dans l’onglet Encours de la facture client :
L’encours de commande est donc désormais en négatif : on doit de l’argent au client !
On crée une facture manuelle avec une ligne d’acompte
Finalement le client nous doit de l’argent pour des frais de dossier : on crée une facture manuelle. Mais on y associe 80 euros de l’acompte qu’il a déjà versé, au titre de la facture d’acompte de 120 euros crée précédemment.
Voici la facture manuelle qui a été créée pour les frais de dossier :
Quand on regarde le détail de l’encours, on voit qu’on a désormais :
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Un acompte client de 120 euros, qui été déduit à hauteur de 80 euros HT ( et donc de 96 euros TTC) de la facture manuelle qu’on vient de créer. Sur cet acompte, il reste donc -120+96=-24 euros dans l’encours.
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La commande d’un montant initial de 540 euros, auquel on a donc soustrait un acompte de 200 euros, et un montant réglé de 244 euros ( ça n’a pas changé )
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La facture manuelle de 264 euros qu’on vient de créer et de valider !
L’encours est donc désormais de 72+264 = 336 euros !