On peut mettre en place un tableur qui présente le détail de toutes les commandes et factures qui permettent de calculer l’encours :
Dans la partie ENCOURS COMMANDE, on trouve :
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Les factures d’acompte liées à un client ( et non à une commande ) : quand on enregistre une facture d’acompte elle va impacter l’encours commande en négatif !
Ici par exemple on a fait une facture d’acompte au titre du client de 120 euros. On a déjà utilisé 48veuros de cet acompte au titre de la facture 260800067 : il reste donc 72 euros utilisables, qu’on va donc soustraire pour calculer l’encours de commande.
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Les commandes : pour chaque commande, l’encours est égal au montant TTC de la commande auquel on soustrait ce qui a déjà été réglé ainsi que le montant d’acompte qui est encore disponible .
Ici par exemple on a une commande de 540 euros pour ce client. Pour l’instant rien n’a été facturé ou réglé en tant que facture “finale” au titre de cette commande. En revanche, un acompte a déjà été versé. Le montant d’acompte indiqué correspond au montant restant disponible au titre de cet acompte. Le montant total de l’acompte peut être différent, une partie a déjà pu être consommée. Dans notre exemple il reste 200 euros d’acompte qui peuvent être consommés au titre de cette commande !
Dans la partie ENCOURS FACTURE NON REGLE, on trouve :
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Les factures non réglées : quand on valide une facture, mais qu’elle n’est pas encore réglée, elle se retrouve ici.
Par exemple, cette facture a un montant de 240 euros. On aura donc 240 euros dans l’encours !
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Les avoirs : les avoirs sont ajoutés en négatif dans le calcul de l’encours facturé non réglé
Ici, on a un avoir de 296 euros.
ENCOURS TOTAL CLIENT :
C’est simplement la somme de l’encours commande et de l’encours facturé non réglé !